Goethe Institute nutzen weltweit multifunktionales SAP-Personalverwaltungssystem der IT2™

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Seit mehr als fünf Jahrzehnten begleitet das Goethe Institut Menschen auf aller Welt, die Deutsch lernen und mehr über die deutsche Kultur erfahren wollen, auf ihrem Weg. Das Personalmanagement des Goethe Instituts in der Zentrale in München steht heute vor der Herausforderung, mehr als 3.500 Mitarbeiter in 98 Ländern dabei zu unterstützen. Eine optimale Personalverwaltung und -entwicklung in diesem Umfang ist nur mit einem integrierten, intranet- und internetbasierten Personalmanagementsystem zu gewährleisten. Deshalb wurde 2011 IT2 Solutions beauftragt, für die facettenreichen, globalen Anforderungen des Instituts eine multifunktionale Systemlandschaft zu entwickeln.

„Mit diesem Projekt wurde eine der größten SAP-HCM-Installationen im Bereich einer öffentlichen Verwaltung konfiguriert und implementiert“, sagt Volker Müller, Vorstand der IT2 Solutions AG zum Ausmaß der umgesetzten IT-Lösung mit Personalverwaltungssystem, digitaler Personalakte, E-Recruiting Portal und LSO Learning Solution.

Das neue Personalverwaltungssystem mit Mitarbeiterportal beinhaltet umfangreiche Portalfunktionen wie Antragsdatenbanken und -workflows, Stellenausschreibungen und die Zeitkontenverwaltung. Eigene Daten können selbstständig gepflegt werden und Führungskräfte haben schnell Einblick in Mitarbeiterprofile, Zeitkonten, Abwesenheitsgenehmigungen, umzugsbedingte Leistungen u. v. m.

In der neu eingeführten elektronischen Personalakte der IT2 werden alle relevanten Mitarbeiterunterlagen durch das vollständig in SAP ERP HCM umgesetzte Berechtigungs- und Zugriffskonzept revisionssicher geschützt geführt und elektronisch archiviert.

Das interne und externe Bewerbermanagement wird zukünftig durch das E-Recruiting Portal vereinfacht. Personalverantwortliche haben hier potentielle interne Kandidaten im Blick und verwalten gleichzeitig die Bewerbungen, die von außen eingehen. So fließen allein im Herbst 2015 mehrere tausend Bewerbungsunterlagen für Volontärstellen via Internet direkt in das System.

Zur Verwaltung von Fortbildungsmaßnahmen führte IT2 die LSO Learning Solution für das Goethe Institut ein. Jeder Mitarbeiter kann sich jetzt – unabhängig von seinem Standort – für Fortbildungsmaßnahmen direkt anmelden. Nachdem das Budget zentral vergeben wurde, haben die Führungskräfte den vollständigen Überblick über alle genehmigten und durchgeführten Weiterbildungsmaßnahmen.

Alle Bausteine der neuen SAP ERP HCM Lösung im Goethe Institut gehen bis November 2015 vollständig in Betrieb und der weltweite Rollout wird 2016 abgeschlossen sein. IT2 hat alle Projektphasen von der Konzeption bis zur Systemabnahme begleitet und wird im Rahmen eines mehrjährigen Wartungsvertrages das Personalmanagementsystem im laufenden Betrieb betreuen.

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